La facture, soignez sa qualité

Les clients représentent la seule source de trésorerie qui est interne à l’entreprise et sur laquelle vous pouvez réellement agir. L’objectif est de toujours accélérer le flux de cash. Pour cela, la première étape, indispensable, est la facturation. Il est donc essentiel d’avoir une facture de qualité. Mais cela signifie quoi concrètement:

Tout d’abord, rappelons que la facture a plusieurs rôles. Le premier, bien entendu, est commercial puisqu’il s’agit d’indiquer au client ce qu’il doit payer et sous quels termes (mode de règlement et délai). Le deuxième est le côté juridique, puisqu’il constitue la preuve de la réalité de la vente qu’elle soit marchandises ou services. Le troisième est d’ordre fiscal. En effet, elle constitue le support de la TVA. Enfin, rappelons qu’elle va permettre la comptabilisation autant chez vous que chez votre client. Clairement, ce document n’est pas anodin.

Ces rôles ont bien évidemment des conséquences sur la facture. Notamment, elle devra comporter un certain nombre de mentions obligatoires comme : sa date d’émission, son numéro, les identités de l’acheteur et du vendeur, le numéro de TVA, la désignation du produit ou du service vendu, les montants bruts et nets, le taux de TVA et le montant de celle-ci. La facture doit également être rédigée en français et établie en deux exemplaires, l’une pour l’entreprise et l’autre pour le client. A noter que les factures peuvent être dématérialisées, mais dans ce cas, il faut que l’acheteur ait accepté cette dématérialisation et l’authenticité électronique doit être garantie. 

La date d’émission de la facture est bien entendu essentielle. Le principe c’est que la facture doit être délivrée dès la réalisation de la vente. Cette date est pour les prestations de services, le moment où cette prestation est réalisée. Pour les biens et marchandises, cela va dépendre de l’incoterm qui détermine à quel moment le transfert de propriété a lieu. Par exemple pour l’incoterm Exworks c’est quand la marchandise est remise au transporteur, mais pour l’incoterm DDP c’est lorsque la marchandise arrive chez le client. Les textes réglementaires acceptent un différé de 15 jours pour des raisons administratives, mais dans ce cas vous ralentissez votre flux de trésorerie. Enfin, il est possible de faire des factures récapitulatives. Si vous faites cela, choisissez une condition de vente du type 45 jours fin de mois pour ne pas pénaliser votre trésorerie. 

Il est également important d’indiquer sur la facture le mode de règlement : espèces (mais pas au-delà de 1000€ - pour notre part, nous vous le déconseillons), chèque virement ou autres. Le délai de paiement et donc la date d’échéance devraient également être indiqués sur la facture afin d’éviter toutes ambiguïtés.

Vous pouvez constater que la facture n’est pas un document anodin et qu’il y a de nombreuses règles à respecter. Rappelons que les manquements à l’obligation de facturation peuvent donner lieu à une amende pénale de 75 000€. Donc, soignez vos factures et vous soignerez votre trésorerie.

 

.

Michel Pivot (30 janvier 2018)                          

DAF Evolution