Affacturage - suivez vos écritures comptables

L’affacturage vous permet de vous financer en utilisant vos factures clients. Vous pouvez constater que j’emploie le mot « utilisant » et non pas « en cédant » vos factures clients. En effet sauf quelques rares exceptions, les factures ne sont pas cédées au factor (la banque), dans la mesure où si le client ne règle pas, le factor vous définancera et viendra récupérer l’argent qu’il vous a prêté auprès de vous. Cette situation a les conséquences suivantes:


Vous ne pouvez pas vous désintéresser de la créance client matérialisée par la facture. Même si vous avez confié la relance de vos clients au factor, si le client ne règle pas, le problème vous reviendra. Il est donc important de pouvoir à chaque instant savoir où vous en êtes par rapport à vos clients. La seule façon de pouvoir faire cela c’est de suivre comptablement les opérations qui sont faites.
 
La complexité de ce suivi comptable provient du fait que lorsque la créance est reprise par le factor et qu’il vous finance, elle sort de votre comptabilité pour rentrer dans la sienne. Le factor va utiliser deux comptes principaux : le compte bancaire qui a été ouvert spécifiquement pour les encaissements versés par les clients. Ce compte peut être facialement ouvert à votre nom (dans le cas de l’affacturage confidentiel), mais en réalité il appartient au factor. Le deuxième compte est le compte courant du factor dans lequel il enregistre les opérations faites avec vous.

Vous avez donc la responsabilité de faire un double suivi. Le suivi des opérations faites avec le factor parce que vous avez besoin de comprendre les opérations qu’il enregistre et suivre les coûts qu’il vous facture. Le suivi des opérations faites avec le client et donc les versements qu’il vous fait. Il est essentiel en effet que vous sachiez quelles sont les factures qui ont été réglées par le client et celles qui restent non soldées. En effet si le client ne règle pas vous devrez le faire. Donc même si vous avez confié la responsabilité de la relance, il vient un moment où vous devez reprendre la main et ce moment doit arriver avant que la banque vous définance.

Vous allez donc mettre en place une comptabilité miroir qui va vous permettre de suivre les opérations avec le factor et les opérations faites par le factor avec le client (les encaissements et le rapprochement des règlements avec les factures). C’est une comptabilité qui demande un suivi précis et il est nécessaire de rapprocher votre comptabilité avec celle de la banque. Cela est possible, car sur le site du factor vous avez en général le détail des opérations qu’il enregistre. Mais cela n’est pas toujours facile, notamment au début, car le fonctionnement des comptes n’est pas forcément évident pour un non-initié. Toutefois en se penchant sur les comptes et en échangeant avec la banque, les mécanismes s’acquièrent.

Il est donc important de mettre en place un suivi approfondi des opérations faites avec les clients et le factor dans le cadre d’un contrat d’affacturage. Cela est parfois négligé dans les entreprises. Elles se retrouvent rapidement dans une situation où elles ne comprennent ni les opérations faites avec les clients ni celles avec la banque. Soyez donc très attentif à votre comptabilisation.

 

Pour en savoir plus sur l'affacturage et comment maîtriser son coût, je vous propose mon livre blanc sur ce thème. 

Michel Pivot (17 avril 2018)                              

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