C’est
la rentrée, le moment où les bonnes résolutions sont prises. Vous avez donc
décidé de faire votre budget, d’impliquer vos équipes et d’en faire un vrai
moment de réflexion et de prospective. Vous êtes sur la bonne route. Toutefois,
vous n’avez fait qu’une partie du chemin. Il faut que vous vous en serviez.
Voyons ce que cela signifie …
Le
budget est un gros travail, qui vient se rajouter au quotidien des équipes. Ce
surcroît d’activité peut entraîner consciemment ou inconsciemment le désir de
ne plus y revenir. Cette mise de côté rend en fait quasiment inutile tout le
travail qui a été fait. Il est indispensable qu’il soit considéré comme le
phare qui éclaire la route. Il est donc important de mesurer en permanence si
la société reste sur la bonne route ou s’il y a un décalage.
Le
véritable intérêt du budget est d’être un instrument de mesure. S’il reste au
placard, il ne sert à rien. Il faut donc que tous les mois ou au minimum tous
les trimestres, pour les plus petites entreprises, un comparatif soit fait
entre le réel et le budget.
Faire
un tel comparatif nécessite, bien entendu, une comptabilité à jour. En effet
sans comptabilité bien tenue, il n’est pas possible d’arrêter rapidement une situation.
Si vous n’avez pas une bonne situation, il vous est impossible de comparer, le
réel au budget. La comparaison, ce n’est pas de mettre des chiffres les uns à
côté des autres et de faire la différence. Bien sûr on commence par cela. Mais
il s’agit de comprendre la raison de l’écart. C’est cette raison qui va vous
permettre de savoir si vous êtes sur la bonne route. Il s’agit, ici encore,
d’un travail d’équipe. Les chiffres ne disent pas tout. Il faut les rapprocher
des faits. C’est ceux qui ont agi et pris les décisions qui peuvent expliquer
ce qui s’est passé. Si, comme nous le recommandons, ces mêmes personnes ont
fait le budget, elles sont à même de comprendre l’écart. Les décisions
correctrices peuvent alors être prises.
Pour
que cela fonctionne correctement, il faut d’abord travailler à un niveau de
détail suffisamment fin pour que cela soit pertinent. Le fait que votre chiffre
d’affaires soit en ligne avec le budget peut masquer un mix produit différent
avec des conséquences importantes sur les marges. Il faut donc travailler de
façon plus fine. La deuxième condition c’est l’honnêteté intellectuelle. Il
faut être objectif. Cela signifie que l’entreprise doit accepter l’erreur, mais
refuser le mensonge. Le personnel doit être encouragé à dire les choses, même
quand elles sont désagréables, car sinon, les vraies raisons des écarts ne sont
pas toujours identifiées et donc les mesures correctrices ne peuvent pas être
prises.
Ne
vous contentez pas de faire le budget, même si c’est un prérequis absolument
indispensable. Il faut mettre en place un suivi du budget, en analysant les
écarts entre le réel et le budget. Il faut pour cela impliquer les équipes dans
le budget et dans l’analyse des écarts. Il faut les encourager à être objectif
en autorisant l’erreur à condition qu’elle ne soit pas cachée et qu’on s’en
serve pour construire le développement de l’entreprise.
Michel
Pivot (2 Septembre 2014)
DAF Evolution
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