Dans
notre recherche de plus de trésorerie, il y a bien sûr le dépenser moins, et
moins vite. Il s’agit de s’intéresser à nos fournisseurs. Toute société a des
fournisseurs qui lui apportent tout ce qu’elle ne peut pas produire elle même,
cela va des fournitures à la sous-traitance, etc... Pour pouvoir commencer à
négocier avec un fournisseur, faut-il encore se mettre en position pour le
faire. Voyons quelques principes de base:
La
première étape est de mettre les achats sous contrôle. Il ne s’agit pas de
contrôler pour le plaisir de contrôler ou de montrer qu’on a le « pouvoir ».
L’objectif est simple : l’argent que l’on dépense n’appartient pas à celui
qui engage la dépense ou la règle. Il appartient à la société. Il doit donc être
dépensé dans le seul intérêt de l’entreprise. Par ailleurs, la société ne peut
pas dépenser plus qu’elle ne gagne sauf à être rapidement dans des problèmes.
Il est donc essentiel de bien dépenser dans l’intérêt de l’entreprise. Pour ces
deux raisons, il est essentiel de contrôler les achats.
Mettre
les achats sous contrôle cela signifie d’abord de contrôler l’engagement de
dépenses. Quand une entreprise a passé une commande, et qu’elle a été livrée,
il va être assez compliqué de ne pas payer le fournisseur. Cela sera sans doute
possible, surtout s’il s’agit d’un produit qu’on pourra retourner, cela le sera
beaucoup moins s’il s’agit d’un service qui une fois effectué ne pourra pas
être rendu. Il est donc essentiel de mettre en place une procédure qui va déterminer
qui peut engager des dépenses et dans quelles conditions. L’objectif va être de
rationaliser en regroupant les achats sur des personnes habilitées qui en auront
la responsabilité. Bien sûr si votre entreprise est petite, vous n’aurez pas, à
proprement parlé, un acheteur. Vous aurez cependant une ou plusieurs personnes
dédiées. Il y aura peut-être une personne responsable des achats
administratifs, une autre des achats de production …
Un
deuxième point important est de se fixer des objectifs de dépense. Cela se fait
en général lors de l’établissement des budgets annuels. Il faut déterminer par
nature de dépense quel est le montant que l’on souhaite dépenser pour la
période. Cette approche permet de décider de la façon dont on souhaite utiliser
l’argent de l’entreprise. Cela se fait en général par ligne budgétaire. Une
ligne va correspondre à une nature de dépense : frais de documentation,
fourniture, sous-traitance, matière première …. Cette approche oblige l’entreprise
à détailler ses budgets par type d’achats. Il est alors possible de prendre des
décisions, en disant que l’on souhaite dépenser moins sur certains postes (ex :
les voyages et déplacements) et plus sur d’autres (ex : les
télécommunications). L’objectif dans notre exemple pourrait être de réduire la
perte de temps en déplacement au profit de vidéo-conférence, le temps gagné
permettant de ne pas embaucher une personne supplémentaire. Le fait de se fixer
des budgets, permet à la fois d’avoir des objectifs et de se donner les moyens
de les atteindre, ou si on ne les atteint pas de comprendre pourquoi.
Il apparaît
clairement qu’avant toute négociation avec des fournisseurs, il faut mettre de
l’ordre dans la maison (l’entreprise). Cela passe d’abord par le contrôle de
qui peut acheter. Cette personne sera formée si nécessaire. Il faut également
définir l’enveloppe, c'est-à-dire le montant des achats par type d’achats. En
mettant cela en place, vous vous donnez les moyens, pour négocier correctement
avec vos fournisseurs : un seul interlocuteur qui maîtrise son sujet et
qui connaît son budget. C’est plus facile.
Michel
Pivot (11 mars 2014)
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